# Causación sugerida: del documento electrónico al asiento contable > Contabilidad convierte cada documento en un asiento sugerido con gasto o ingreso, IVA, retenciones y contrapartida. Un semáforo te dice si cuadra y si está listo para aprobar. La app aprende de las cuentas que corriges y apruebas, pero siempre eres tú quien revisa y aprueba. Página: https://frayi.co/documentacion/causacion-sugerida/ · Categoría: Análisis y contabilidad · Actualizado el 18 de octubre de 2026 · Documentación de Frayi Doc-e (GRANFOGROUP S.A.S.). La app te propone el comprobante completo, valida que cuadre y aprende de tus correcciones. Todo funciona por empresa y en tu equipo: cada compañía tiene su propia configuración contable. ## Antes de empezar: el asistente contable La primera vez que abres **Contabilidad**, un asistente te pide: - a qué se dedica la empresa (sector y, si quieres, código CIIU); - en qué municipio opera; - su perfil tributario: el destino de compras por defecto (gasto, costo, inventario o activo fijo), el régimen (ordinario, Régimen Simple de Tributación, especial o no responsable) y el programa contable preferido. Al pulsar **Inicializar contabilidad**, la app carga el Plan Único de Cuentas estándar, las políticas y la tabla de retenciones. Si creaste la empresa desde su RUT, buena parte ya viene resuelta. Ver [Crear empresas desde el RUT](https://frayi.co/documentacion/multiempresa-y-crear-desde-rut/). ## Cómo llegan los documentos a Contabilidad En **Configuración → General → Traslado a Contabilidad** eliges el modo para cada empresa: - **Manual (recomendado)**: nada pasa solo. En el **Historial de consultas** marcas los documentos y pulsas **Enviar a contabilidad**. - **Automático**: cada consulta crea el borrador de asiento de los documentos nuevos. En **Contabilidad → Causación**, el botón **Generar (N)** crea los borradores de las facturas que aún no tienen asiento. ## El semáforo | Color | Qué significa | Qué haces | | --- | --- | --- | | Verde | Cuentas resueltas por reglas exactas y partida cuadrada | Puedes aprobar | | Amarillo | Alguna cuenta vino por defecto, es una nota crédito o débito, hay otra moneda o una diferencia | Revisa antes de aprobar | | Rojo | Falta una cuenta o el asiento no cuadra | Corrige; no se puede aprobar así | La app valida la partida doble: los débitos deben ser iguales a los créditos. Si hay un **DESCUADRE**, te lo marca y no te deja aprobar hasta corregirlo. ## Revisa y aprueba ![Imagen modulo de contabilidad Frayi Doc-e aplicación de productividad contable en Colombia con sugerencia de causación automática](https://frayi.co/media/docs/d5a3841a89106f99.jpg) *Modulo de contabilidad Frayi Doc-e* 1. **Abre el asiento**: En **Causación**, haz clic en el comprobante. 2. **Revisa el documento**: Arriba ves el tercero, las fechas, la operación (compra o venta), la forma de pago y los totales. Puedes abrir el PDF del documento. 3. **Elige la vista**: **Vista: Totales** usa una línea base; **Vista: Ítems** usa una línea por producto o servicio. Cambiar de vista regenera el asiento. 4. **Revisa la columna Origen**: Corrige las cuentas que vienen **Por defecto**. 5. **Agrega una observación**: Si la necesitas, escríbela: se exporta a la nota del programa contable. 6. **Aprueba**: Pulsa **Aprobar**. Para varios borradores a la vez, márcalos en el listado y pulsa **Aprobar (N)**. ## De dónde sale cada cuenta La columna **Origen** te dice por qué la app eligió cada cuenta: | Origen | Qué significa | | --- | --- | | **Aprendida** | Una corrección tuya que la app recordó | | **Regla compuesta** | Una regla con varias condiciones que creaste | | **Regla tercero** | Una cuenta asignada a ese tercero | | **Diccionario** o **Clasificador** | La cuenta según el producto o el concepto | | **Regla impuesto** | La cuenta del impuesto o la retención | | **Por defecto** | La política general; revísala | | **Contrapartida** | La cuenta por pagar o por cobrar | | **Manual** | La escribiste tú | ## Cómo aprende Cuando corriges la cuenta de una línea y apruebas el asiento, la próxima factura de ese proveedor, con ese concepto, llega con tu cuenta marcada como **Aprendida**. > **Nota:** Este aprendizaje no es inteligencia artificial. Es un motor de reglas que recuerda las correcciones que aprobaste por proveedor y concepto. Solo aprende cuentas, nunca montos, y solo de líneas que editaste en asientos aprobados. ## Estados de un comprobante Un comprobante pasa por **Borrador**, **Aprobado** y **Exportado**. Si te equivocaste, usa **Volver a borrador** en un comprobante aprobado o **Reabrir** en uno exportado. También puedes reabrir varios exportados a la vez desde el listado. El cambio queda con rastro de auditoría. **Regenerar** vuelve a aplicar las reglas actuales sobre los borradores sin ediciones manuales. Los aprobados, los exportados y los editados a mano no se tocan. Para auditoría o conciliación, el menú **Exportar** del listado genera un **Informe Excel** o un **Informe PDF** de los comprobantes filtrados. ## Preguntas frecuentes ### ¿La app contabiliza por mí? No. La app sugiere el asiento y valida que cuadre. Tú lo revisas, lo apruebas y lo exportas a tu programa contable. ### Cambié una regla y mis asientos no cambiaron, ¿por qué? Es intencional, por estabilidad contable. Usa **Regenerar** para aplicar las reglas nuevas a los borradores sin ediciones manuales. ### ¿Borrar el Historial de consultas borra mis asientos? No. La contabilidad conserva su propia memoria. Los comprobantes solo se borran desde **Configuración → Almacenamiento**. ### ¿Dónde exporto los asientos aprobados? En **Contabilidad → Exportar ERP**. Ver [Exportar a tu programa contable](https://frayi.co/documentacion/exportar-a-programa-contable/). --- Más guías: https://frayi.co/documentacion/ (índice en Markdown: https://frayi.co/documentacion.md).