Para qué sirve el certificado de firma digital ante la DIAN
Con el certificado de firma digital firmas las facturas electrónicas y sus notas, el documento soporte, el documento equivalente electrónico, la nómina electrónica y los eventos RADIAN, y te conectas a los servicios web de la DIAN. Un certificado a nombre de tu empresa sirve para todos esos documentos, en Frayi o en cualquier software que acepte certificados de entidades acreditadas por la ONAC.
Información revisada el · Emite Camerfirma Colombia S.A.S. (ONAC 19-ECD-001)
Factura electrónica de venta y notas crédito y débito
Es el uso principal. La firma digital del facturador es un requisito de la factura electrónica de venta (Resolución DIAN 000165 de 2023, artículo 11, numeral 14), y el anexo técnico 1.9 pide que todo documento enviado a validación se firme con un certificado de una entidad acreditada por la ONAC (numeral 10.1). Esa política de firma aplica a todos los documentos de la facturación electrónica, incluidas las notas crédito y débito.
Documento soporte en compras a no obligados a facturar
Cuando le compras a quien no está obligado a facturar, el documento soporte electrónico que expides lleva tu firma según la política de firma de la DIAN (Resolución DIAN 000167 de 2021, artículo 4, numeral 8; hoy artículo 1.5.2.2.3 de la Resolución 227 de 2025).
Documento equivalente electrónico
La Resolución DIAN 000165 de 2023 también reglamenta el documento equivalente electrónico, como el tiquete de máquina registradora con sistema POS. Entre sus requisitos comunes está la firma digital de su emisor (artículo 19, numeral 13).
Nómina electrónica
El documento soporte de pago de nómina electrónica lleva la firma digital de quien lo emite, según las normas vigentes y la política de firma de la DIAN (Resolución DIAN 000013 de 2021, artículo 5, numeral 12; hoy artículo 1.5.3.3.1 de la Resolución 227 de 2025).
Eventos RADIAN
Los eventos sobre una factura —acuse de recibo, recibo del bien o del servicio, aceptación expresa y los demás— son documentos electrónicos que llevan la firma digital de quien los origina (anexo técnico 1.9, numeral 6.5). El acuse de recibo, por ejemplo, incluye la firma digital de quien recibe la factura (numeral 6.5.1.1).
Servicios web de la DIAN y API oficial en Frayi Doc-e
Los servicios web de la DIAN identifican con su certificado a quien consulta. En Frayi Doc-e, tu certificado te permite consultar y descargar tus documentos por la API oficial de la DIAN.
Portal de Facturación Electrónica de la DIAN
Según la guía rápida de ingreso de la DIAN, al portal de Facturación Electrónica se entra eligiendo el método: como empresa, como persona o con certificado digital. Con tu certificado usas esta última opción.
Lo que no hace: no reemplaza la firma electrónica de la DIAN (IFE)
Para declarar, pagar o actualizar el RUT en los servicios en línea de la DIAN se usa la IFE (Resolución DIAN 000070 de 2016). Son instrumentos distintos: te explicamos la diferencia en ¿es obligatorio el certificado digital?.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un certificado distinto para la nómina electrónica?
La norma pide la firma digital de quien emite el documento de nómina, es decir, del empleador. Si tu software de nómina firma con certificado, puedes usar el certificado digital de tu empresa.
¿Sirve para los eventos RADIAN?
Sí. Cada evento lleva la firma digital de quien lo origina (anexo técnico 1.9, numeral 6.5), y con tu certificado los firmas desde tu software o desde Frayi Doc-e.
¿Funciona con cualquier software de facturación?
Funciona con cualquier software de facturación electrónica que acepte certificados de entidades acreditadas por la ONAC, según sus condiciones técnicas, no solo con Frayi. El certificado es tuyo: si cambias de software, lo sigues usando.
¿Puedo usar el mismo certificado en Frayi y en mi software contable?
Sí. Si lo recibes como archivo (.p12 o .pfx), lo cargas en cada programa con su contraseña; si es en token o en la nube, sigue las instrucciones de la entidad. Guarda la contraseña en un lugar seguro: si la pierdes o sospechas un uso indebido, pide la revocación del certificado.
Fuentes y normativa
- Resolución DIAN 000165 de 2023, artículos 11 (numeral 14) y 19 (numeral 13) Requisitos de la factura electrónica de venta (la firma digital del facturador electrónico según las normas vigentes y la política de firma de la DIAN) y del documento equivalente electrónico (la firma digital de su emisor). Compilados como artículos 1.5.1.2.2.1 y 1.5.1.3.2.4 de la Resolución 227 de 2025.
- Anexo técnico de la factura electrónica de venta, versión 1.9 Adoptado por la Resolución DIAN 000165 de 2023 (el enlace es la copia del anexo publicada por Actualícese). Suplemento A «Política de firma»: numeral 10.1 (todo documento enviado a la DIAN para validación se firma con un certificado digital de una entidad de certificación digital abierta acreditada por la ONAC), 10.5.9 (firmante: el facturador o un proveedor tecnológico que actúe en su nombre) y 10.5.11 (la firma hecha fuera de la vigencia del certificado se registra como fallida). Numeral 6.5: los eventos RADIAN llevan la firma digital de quien los origina.
- Resolución DIAN 000167 de 2021, artículo 4, numeral 8 Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar: incluye la firma del emisor según la política de firma de la DIAN. Compilado como artículo 1.5.2.2.3 de la Resolución 227 de 2025.
- Resolución DIAN 000013 de 2021, artículo 5, numeral 12 Nómina electrónica: el documento soporte de pago de nómina lleva la firma digital de quien lo emite. Compilado como artículo 1.5.3.3.1 de la Resolución 227 de 2025.
- Resolución DIAN 000070 de 2016 Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para los servicios informáticos de la DIAN (declaraciones, pagos y trámites), con vigencia de tres años.
- DIAN: guía rápida de ingreso a la solución gratuita de factura electrónica Para ingresar se elige el método: como empresa, como persona o con certificado digital.
Información revisada el . Frayi no es la DIAN ni una entidad de certificación: gestiona la solicitud como aliado comercial de Camerfirma Colombia.
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