Qué es el documento soporte
El documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a facturar lo genera la empresa que compra, el adquiriente, cuando el vendedor no expide factura electrónica. Se identifica con su código único, el CUDS. Si hay que corregirlo, se emite una nota de ajuste al documento soporte.
Frayi Doc-e no emite documentos soporte: trabaja con los que ya existen en la DIAN.
Cómo traerlo
Como lo genera tu empresa, la DIAN lo lista entre los documentos emitidos por ella.
- Con Portal · Token o Portal · Certificado, elige Emitidas o Ambos en el tipo de documento.
- Si ya tienes su XML, cárgalo en Análisis y reporte.
En los resultados, el documento soporte conserva la etiqueta de emitido, pero el tercero es el vendedor, no tu empresa.
El PDF del documento soporte
Con el tipo de consulta Completa o Anexos, la app descarga el PDF oficial de la DIAN, completo: con el CUDS y los datos del adquiriente y del vendedor.
Si la DIAN no lo entrega, Frayi Doc-e genera su propio PDF con el formato del documento soporte:
- datos del documento, del adquiriente y del vendedor, con su procedencia (residente o no residente);
- por cada línea, la fecha de compra y la forma de generación;
- la plantilla y el nombre de «Preparado por» que definiste en Configuración → General.
Durante la consulta, un aviso te dice cuántos documentos soporte quedaron con el PDF generado por Frayi Doc-e. Si en una misma consulta la DIAN falla tres veces seguidas al entregar el PDF oficial, la app deja de pedirlo en esa corrida, porque cada intento consume una validación de la DIAN.
Cómo lo trata cada módulo
| Módulo | Cómo trata el documento soporte |
|---|---|
| Resultados de la consulta | Aparece entre los emitidos de tu empresa, con el vendedor como tercero |
| Terceros e Historial de terceros | Registra al vendedor, no a tu empresa |
| Análisis local | Cuenta como compra: suma al IVA descontable, no a ventas ni al IVA generado |
| Contabilidad | Propone el asiento de compra al vendedor, con su cuenta por pagar |
| RADIAN | No aplica: los eventos RADIAN son solo para facturas de venta |
Si un documento soporte quedó sin XML
A veces la DIAN solo entrega los datos del listado y no el XML. En ese caso, Contabilidad actúa así:
- Si tu empresa es la adquiriente, propone la compra al vendedor y la marca en amarillo para que la revises.
- Si tu empresa figura como vendedora o no se puede identificar, el asiento queda bloqueado.
- Vuelve a consultarlo
Consulta de nuevo el periodo o el documento para traer su XML.
- Regenera el asiento
En Contabilidad → Causación, abre el asiento y pulsa Regenerar.
El bloqueo se mantiene aunque edites las líneas. Solo se levanta al regenerar con el XML disponible.
Datos que se conservan
Desde la versión 2.2.3, la app respeta los ceros a la izquierda en consecutivos, códigos de producto, códigos de municipio y códigos postales, y muestra las identificaciones extranjeras tal como vienen.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el documento soporte aparece como emitido?
Porque lo genera tu empresa y así lo lista la DIAN. Frayi Doc-e respeta esa etiqueta, pero lo contabiliza y lo analiza como una compra al vendedor.
¿Frayi Doc-e genera documentos soporte?
No. Frayi Doc-e no es un facturador electrónico. El documento soporte lo emites con la solución que uses ante la DIAN; Frayi Doc-e lo trae, lo analiza y lo contabiliza.
¿Cómo sé si el PDF es el oficial de la DIAN?
Durante la consulta, la app avisa cuántos documentos soporte quedaron con el PDF generado por Frayi Doc-e. Si necesitas el oficial, vuelve a consultarlos más tarde.
¿Puedo registrar eventos RADIAN sobre un documento soporte?
No. RADIAN aplica solo a facturas electrónicas de venta. Ver Eventos RADIAN y su orden.